Prestataires de services : évitez les impayés et boostez votre trésorerie !

La période actuelle est tendue pour de nombreuses entreprises : les retards ou défauts de paiement peuvent engendrer des cascades de difficultés. Quelle que soit la taille de l’entreprise, un retard de paiement sur une facture importante associé à une dépense imprévue peut gâcher vos nuits.

Nous vous partageons nos expériences et réflexions sur le sujet, simples mais efficaces pour éviter le recours aux somnifères… et pour vous préserver du nervous breakdown.  

Un devis précis

Cette question est fondamentale, particulièrement pour les prestataires de service intellectuels (services RH, coaches, services informatiques, prestations de communication…).

En effet, fournir un devis aussi précis que possible vous évite des discussions et contestations. L’idée est de permettre à un tiers (par exemple un juge ?) de comprendre parfaitement ce que vous proposez :  

• Définition de votre prestation :  

N’hésitez pas à décrire votre prestation étape par étape.

par exemple : « notre prestation se réalise en 5 phases : une phase d’audit-découverte de votre entreprise, une phase d’analyse de l’appel d’offres que vous aurez choisi, une phase d’élaboration de la stratégie de réponse, une phase de rédaction du mémoire technique et enfin une phase de corrections/ajustements avec vous et de préparation au dépôt »..

• Définition du livrable

La description du livrable est importante car il s’agit véritablement de la seule partie matérielle de votre prestation. Il est donc important de lui donner « corps » dans votre devis.

Par exemple : « Le livrable consiste en un mémoire technique d’environ 100 pages livré sous format Word répondant parfaitement à l’appel d’offres. Ce document sera ensuite ré-utilisable par vous pour d’autres marchés. »

• Durée de la prestation et planning

Forfait ou à la journée ? Tout dépend de votre activité.  

Pour le planning, si vous pouvez l’insérer dans le devis c’est super. Sinon n’oubliez pas ensuite de le fixer par écrit (échange de mail…).

• Prix

Que le prix soit forfaitaire ou non, indiquez de toute façon votre prix de journée, pour le cas ou des prestations complémentaires seraient demandées par votre client. N’oubliez pas les frais annexes (déplacement…).

Très important : précisez les conditions de paiement. De nombreux prestataires de services hésitent à demander un important acompte à la signature du devis : Pourquoi ? Vous allez démarrer la prestation, passer du temps, il est logique de demander une partie significative du prix. Pour notre part, nous demandons 50%.

Nota : certaines grandes entreprises imposent des délais de paiement non négociables, associées à un process très formalisé (attestations Urssaf…). N’hésitez pas à demander un acompte à votre interlocuteur si vous êtes une petite entreprise : les besoins en trésorerie sont parfois très différents !

• Conditions générales :

Faites vous aider pour rédiger vos conditions générales. Faites évoluer ce document à chaque expérience pour le renforcer. Cela vous fait gagner du temps.

Voila ! Une petite signature de votre client, avec son tampon commercial et le nom du signataire et c’est parti !  

Vous pouvez maintenant vous consacrer totalement à votre client et à votre expertise !

Petit conseil (à processer si vous êtes en équipe 😊) : veillez bien à recevoir votre acompte avant de démarrer…on est toujours pressés de réaliser la presta, mais on ne brule pas les étapes !

Un acompte significatif

Vous avez l’engagement écrit, prenez soin également de prendre un « engagement financier » en demandant un acompte .

Avec un devis en bonne et due forme, et un paiement de 50% de votre prestation, vous avez déjà des outils efficaces. Et accessoirement, vous avez mis à l’abri une partie de vos honoraires.

Acter la fin de la mission  

La mission prend fin par la remise du livrable annoncé par le devis, ou par un autre évènement que vous avez défini. Prenez soin de terminer votre prestation par l’envoi d’un mail à la personne signataire du devis pour acter la fin de la mission.

Chez Victoryus, nous le précisons aussi dans l’objet du mail : fin de la mission et livraison. Le livrable est adressé en format word et en pdf.

Facturation immédiate

La bonne santé de votre entreprise dépend de sa capacité à faire rentrer l’argent. Donc pas de temps à perdre : dès que la prestation est finie, vous adressez la facture au client. En le faisant rapidement, vous lui envoyez un signal : vous n’êtes pas du genre à laisser trainer les règlements, et il s’exécutera plus rapidement.

La 1ère relance à J+8

Créez une routine : la facture doit être relancée très rapidement par un courrier simple et agréable. Il s’agit peut être juste d’un oubli. Des tas de logiciels de facturation prévoient aujourd’hui une relance systématique.

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La 2ème relance recommandée à J+16

Pas de temps à perdre : sachez que plus le temps passe, plus la statistique est mauvaise : après le 1er mois d’impayé, le risque de non recouvrement amiable monte à plus de 10%. Il atteindra plus de 50% après seulement 3 mois !!!

Cette fois le ton de la lettre est ferme, et comporte une phrase mettant en demeure votre client de régler la facture impayée sous un délai de 10 jours. Passé ce délai vous ferez recouvrer les sommes par toutes les voies de droit.

Le recouvrement judiciaire  

Schématiquement, le recouvrement judiciaire se compose de 2 étapes :  

1/ l’injonction de payer : délivré par le greffe du tribunal de commerce du siège du débiteur (même si vous avez une clause d’attribution de juridiction dans vos CGP). Il s’agit d’une formalité que vous pouvez réaliser vous-même en ligne ou par courrier, en vous rendant sur ce site https://www.service-public.fr/simulateur/calcul/12948 . Le tribunal de commerce vous adressera une ordonnance que vous confierez à un huissier qui la signifiera à votre client débiteur et procèdera aux formalités nécessaires pour que la dette soit recouvrée.

2/ L’exécution forcée: a défaut de paiement par le débiteur et sans contestation de sa part, l’huissier procèdera à l’exécution forcée, souvent par une saisie sur le compte du client.

Avoir conscience des délais

Il est important de ne pas trainer car vos démarches personnelles (relances écrites et téléphoniques) vous mènent déjà à 4 à 6 semaines après la facturation.  

La période de recouvrement judiciaire contient des délais incompressibles (délai de contestation de la dette = 1 mois), ajouté à des délais judiciaires très variables (obtention de l’ordonnance, obtention du certificat de non opposition) ainsi que la réactivité très variable des huissiers (avant de leur confier votre dossier, demandez des engagement sur les délais de suivi).

Conclusion

Nous espérons que ce mode d’emploi vous permettra d’allonger vos nuits.

Sinon, pour éviter les impayés, il y a les marchés publics 😊 !

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