Comment préparer son renouvellement de marché de services

Il est courant de voir des marchés qui pèsent parfois jusqu’à plus de 50% de l’activité annuelle d’une entreprise. Le succès est donc obligatoire sous peine de mettre l'entreprise en grande difficulté.

Ce sont souvent des marchés d’importance en volume et en durée qui vont être convoités par de nombreux concurrents. Il est donc fondamental qu’ils soient renouvelés et dans de bonnes conditions.

Nous sommes régulièrement missionnés pour accompagner des entreprises qui doivent renouveler un marché important pour la survie de l’entreprise. Lorsque la préparation est réalisée avec soin, nous gagnons à 100%. Nous partageons avec vous la méthode pour gagner le renouvellement de son appel d'offres.

Le bon timing

Le processus d’élaboration d’un cahier des charges en collectivités pour des marchés significatifs peut prendre plus de 12 mois. En effet, la collectivité doit s’interroger sur l’efficacité du marché en cours d’exécution, faire du benchmark auprès d’autres collectivités, identifier les meilleures techniques disponibles, intégrer les choix politiques des élus, faire remonter les besoins des différents services utilisateurs, rédiger le cahier des charges, sécuriser le DCE juridiquement et enfin lancement lancer la publication.

C’est un TGV lancé à grande vitesse. Si vous attendez la parution pour vous rapprocher de la collectivité ça va vous faire mal de prendre un train lancé à grande vitesse dans les gencives.

Il faut donc monter dans ce TGV dès la gare de départ et accompagner ce processus au plus près tout en respectant le code des marchés et le code pénal bien évidemment.

La remise à plat de votre marché

1er conseil : faites une mise à plat «technique» avec vos exploitants pour qu’ils répondent aux questions suivantes : Qu’est-ce qui fonctionne très bien ? Pourquoi ? Comment ? Si tu avais une baguette magique, que changerais-tu ? ….

Cela va vous donner les creux et les bons points de votre organisation actuelle. Pour chacun des points essayez d’en estimer la valeur d’usage perçue par la collectivité. Cela va vous aider à prioriser les axes de travail à privilégier dans le renouvellement. (article sur comment rédiger un mémoire gagnant)

2eme conseil : Faites une mise à plat économique pour connaître les volumes de chacun des services réalisés. Faites le calcul de la marge pour chacun de ces mêmes services. Il y a tout à croire que cette marge est différente selon les items. Enfin, faites le calcul de la marge globale de votre marché. Cela vous aidera à fixer les futurs prix en connaissant votre « point mort » et le risque sur vos comptes en cas de perte. (article sur un chiffrage gagnant).

3ème conseil : Faites mise à plat technique de votre entreprise. Quelles sont les idées à mettre en œuvre pour offrir un meilleur service ? Investissement ? Optimisation des process ? Démarche QSE ? Certification ? Certaines de ces améliorations demandent du temps et de la préparation. Tous ces éléments de réflexion seront précieux le jour venu.

Se renouveler

Il est évident que les 12 mois qui vous restent avant la parution doivent être employés pour encore mieux comprendre la collectivité, ses besoins latents, ses enjeux principaux, son actualité politique,…

Je vous invite à formaliser une réunion de débriefing avec votre collectivité dont le thème est : Quel bilan tirer de ces 5 dernières années ? Quels sont les axes de progrès les plus importants attendus de votre prestataire ? ou bien une question que j’adore qui serait « que faudrait-il faire pour que l’on soit les plus mauvais du monde ? »

Vous voyez bien que vous avez là, sous les yeux, tous les points sur lesquels vous êtes bons, vus du côté collectivité. Tous les points sur lesquels vous devez vous améliorer.

Il y a fort à parier que si vous faites honnêtement ce travail et que vous êtes ouvert et à l’écoute fine des messages, alors vous allez découvrir des sujets que vous pensiez mineurs alors qu’ils sont déterminants pour la collectivité. Fondamental commercialement. Il n'y a que vous -le sortant- qui puissiez disposer de ces informations.

Ça c’est des points de vie en plus pour votre renouvellement grâce à une exploitation dans votre réponse future.

Elus ou techniciens ?

Les deux !

Il est important d’aller voir vos élus car ils vous donneront une meilleure vision des enjeux globaux et besoins latents. N’oubliez pas que votre marché prend toujours sa place dans un ensemble encore plus grand et qu’il est donc lié à une politique globale.

Vous devez naturellement rencontrer les techniciens pour présenter vos innovations, vos points forts (sociaux, techniques, environnementaux,…) afin de les aider à collecter des bonnes idées et ces fameuses meilleures techniques disponibles. Si vous êtes bons et que vos sujets sont inspirants alors peut-être se retrouveront-ils inclus dans le cahier des charges.

A nouveau, ce sont des points de vie en plus pour votre renouvellement grâce à une exploitation dans votre réponse future.

Vive la capitalisation

Il ne s’agit pas là de faire un cours d’économie dirigée mais bien de mettre en place des outils de mesure de la satisfaction de votre client. Ainsi, vous disposerez d’informations pertinentes sur vos côtés forts et faibles vus par la collectivité.

Cela vous donnera la chance de pouvoir capitaliser sur vos points forts dans votre mémoire technique et de vous en prévaloir tout en soignant avec élégance et subtilité les points faibles détectés par la collectivité.

Pour cela, je vous invite à mettre en place un système d’indicateurs de performance que vous élaborerez avec les services de la collectivité et que vous animerez chaque mois.

Soit vous êtes bons, soit vous vous améliorez ... et cela vous rapproche encore plus de la victoire.

Surveillez vos concurrents

Sur ces marchés importants, donc facilement identifiables, il est fondamental d’identifier vos concurrents actifs. A vous de faire votre analyse SWOT pour vous aider à affuter vos crayons lors de l’établissement de votre stratégie de prix.

Conclusion

La morale de cette préparation pourrait être paraphrasée avec par "Rien ne sert de courir ; il faut partir à point". Il y a encore pleins de points à aborder pour maximiser vos chances de succès. Le mieux est de bâtir au plus tôt un plan de bataille sérieux et solide.

Bonne course !