Se préparer aux « oraux de négociation» avec l’acheteur public

Un simple oral peut faire pencher la balance en votre faveur...

Nous sommes d’accord, la procédure applicable aux marchés publics est strictement écrite. Elle garantit l’égalité de traitement entre les différents candidats.

Toutefois, il existe des cas où des auditions, ou des négociations verbales sont possibles, pour diverses raisons spécifiquement répertoriées dans le code des marchés publics.

Notre propos n’est pas d’en faire l’inventaire sur le plan juridique, mais de préciser pourquoi et comment faire pour bien se préparer.

Donc, vous venez de recevoir une convocation pour rencontrer votre acheteur public, et vous vous demandez que dire que vous n’ayez pas déjà dit dans votre dossier de candidature… Bien-sûr, il va falloir baisser les prix ?

Pas forcément…si vous préparez bien votre entrevue !

Tout d’abord, que nous demande-t-on exactement ?

Lisez bien votre convocation, et identifiez précisément le contexte dans lequel vous êtes convié :

• Une négociation ? Il s’agit donc d’une procédure formalisée dont les règles de négociations sont très encadrées. (sur ce point : fiche DAJ). :

1. Lorsque le besoin est spécifique, nécessite des créations ou des adaptations ‘article R2124-3 du CCP)
2. Dans les hypothèses d’offres irrégulières ou inacceptables,
3. Etc...

• Une audition ? Il s'agit là pour l'acheteur public de pouvoir poser des questions directes et souvent d'avoir une demonstration dynamique d'un produit par exemple.

Vous noterez la teneur de la convocation, et rechercherez les éléments vous permettant d’identifier les personnes que vous rencontrerez. Un tour sur internet et LinkedIn pour mieux cerner vos futurs interlocuteurs sont des précautions importantes. Vous pouvez ainsi identifier des sujets importants aux yeux des acheteurs publics.

Vous devez également vous interroger sur les questions qui seront abordées : mettez vous à la place de l'acheteur et imaginez quelles sont ses craintes, ses risques, ses envies, ...

Qui représente l’entreprise ?

Nécessairement une ou plusieurs personnes connaissant intimement le dossier, et ayant suffisamment de pouvoirs pour s’engager au nom de l’entreprise :

• Directeur d'agence
• Le directeur technique
• Le directeur commercial
• Un(e) opérationnel(le)

Si le dirigeant ne se déplace pas, prévoyez une procuration pour faciliter les choses.

La règle principale : ne jamais être plus nombreux que les acheteurs.

En tout état de cause, le choix de la ou de l’une des personnes se fait nécessairement sur sa capacité à s’exprimer avec aisance en public.

La préparation : une relecture s’impose ?

Relisez l’ensemble du dossier de consultation en recherchant toutes les exigences exprimées et non exprimées de votre acheteur.

Puis analysez votre offre en fonction du DCE, des critères de jugement figurant dans le RC et des informations contenues dans la convocation : y a-t-il des omissions ou des arguments à mettre en valeur ? Avons-nous bien valorisé ce qui devait l’être ? Quels sont nos points forts ? Est-ce que le BPU prévoyait une distinction entre une part fixe et une part variable ?

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Préparez vos arguments

Identifiez précisément vos points forts : les avez-vous suffisamment mis en lumière ? Avez-vous apporté des preuves suffisamment convaincantes ? Avez-vous des chiffres, des ratios, des éléments concrets supplémentaires à apporter ?

Quant à leurs faiblesses sachez en tirer le meilleur parti : elles correspondent sans doute à vos propres forces, sur lesquelles vous allez appuyer.

Quelles objections l’acheteur peut-il vous opposer ? Préparez avec soin une réponse à chacune d’elles.

Votre offre financière

C’est certain, vous avez tout mis dans cette offre financière ! Vous ne pouvez descendre plus bas !

En êtes-vous sûr ? Recherchez tous les aléas chiffrés au gré du dossier, et travaillez sur les « vrais » chiffres pour connaître votre véritable marge de manœuvre !

Nous sommes souvent confrontés à des échanges sur la construction des prix. Il faut donc à vous préparer à splitter votre prix en part fixe et variable pour pouvoir bien en exposer la composition à l'acheteur.

Prenez le lead

Votre temps d’intervention est compté, il est donc indispensable de choisir minutieusement ce que vous allez dire. Nous vous recommandons de préparer un support, de préférence soigné et visuel type PowerPoint. Ainsi, c’est vous qui choisissez les sujets principaux à aborder. De plus, il vous sera précieux le moment venu pour rester concentré sur l’essentiel.

Préparez suffisamment de matière pour ne pas manquer de sujets. Vous démarrerez par les points essentiels en allant decrescendo. Cette méthode a aussi l’avantage d’être en lien avec la concentration de vos interlocuteurs (qui décroit avec le temps).

Soyez empathique

Avant le jour J, chronométrez votre présentation, c’est un point indispensable ! Il faut laisser du temps à votre interlocuteur pour s’exprimer (plus il parle et moins vous êtes sous le feu des questions. C'est plus confortable).

Mais surtout entraînez-vous jusqu’à ce que vous soyez totalement à l’aise !

Le jour J : répondez aux questions en usant abusant de la reformulation. Mettez vous à la place de votre interlocuteur et n’oubliez pas de mettre en valeur les avantages pour l’acheteur.

Une expression corporelle adaptée, à la fois assertive et respectueuse, est la bienvenue.

Surveillez vos tics de langage, souriez sincèrement pour améliorer votre prestation.