Comment gagner son 1er marché public sans aucune préparation préalable

Les petites entreprises peuvent « piquer » des marchés publics à des groupes internationaux sur des segments très disputés. Et si on vous dit que cette petite entreprise n’avait aucune expérience en marchés publics ? Alors comment est-ce possible ? Est-ce duplicable ? Que faut-il faire ?

Nous allons partager avec vous cette belle réussite qui fait la fierté des équipes Victoryus et la joie de notre client.

Rembobinons le film « David vs Goliath »

Tout a commencé en fin d’année 2022, notre client (David, une entreprise implantée localement avec de forts objectifs de croissance) identifie un gros marché public : la concession de services de 3 sites dans un établissement public. Gros challenge pour nos clients : devoir répondre à un marché public pouvant bouleverser le cours de leur vie d’entrepreneur et accélérer considérablement la réussite de leur entreprise. Le concurrent principal : L’entreprise en place, qui fait partie d’un groupe international (Goliath).

Bref : gros stress et gros enjeu.

Nos clients décident de rechercher une aide auprès d’un cabinet de conseil en marchés publics => ils confient à Victoryus le soin de traiter le dossier à leurs côtés. C’était une bonne décision et une belle rencontre ! A ce moment il nous reste 4 semaines pour boucler l’affaire.

La préparation & compréhension de l’acheteur public

Nous avons donc monté un plan de bataille et mis l’équipe sur le pont.

• 1 journée dans les locaux de notre client => préparer une stratégie en s’aidant du règlement de la consultation et notamment avec la perspective des oraux de négociation => on en garde un peu sous le pied pour la négo
• Visite des installations => comprendre le fonctionnement détaillé de l’entreprise et de ses nombreux points forts que nous mettrons en avant dans le dossier
• Lecture de la presse sur l’actualité de l’acheteur public => bien comprendre ses enjeux à court terme
• Détection des enjeux profonds de l’acheteur public => lecture de la presse et des comptes rendus publics
• Visioconférences pour analyser point par point le dossier => trouver ensemble les meilleures réponses à apporter

C’est la raison pour laquelle, en particulier en ces moments troublés, il étudiera soigneusement les risques liés à la mise en œuvre de la clause de révision avant de répondre à un appel d’offres.

La stratégie

Nous nous concentrons désormais sur le concurrent en place (Goliath) qui veut absolument renouveler son marché. Nous ne négligeons pas les autres acteurs internationaux couramment placés sur ces marchés.

• Nous faisons de la « spéléologie » concurrentielle sur internet => c’est vraiment une mine d’or lorsqu’on prend le temps de faire des recherches soignées
• Nous caractérisons le(s) concurrents sur leurs forces et faiblesses => analyse SWOT pour les intimes
• Réalisation d’une carte Mind-Map complète (en plus c’est beau) sur Coggle (c’est gratuit et bien fait)

La rédaction

Nous commençons la rédaction du mémoire :

• Un plan qui respecte celui de l’acheteur public
• Un tableau qui permet de s’assurer que chaque exigence est parfaitement couverte
• La liste des points forts de notre client à mettre en valeur aux yeux de l’acheteur
• Nous faisons des phrases toutes au présent et courtes si possible
• Nous insérons des copies des plans d’installation, des photos portraits des équipes, nous mettons des chiffres pour soutenir nos affirmations
• Nous personnalisons la réponse

Il reste 2 semaines

• Nous partageons avec notre client le mémoire pour la première fois => effet Whouahh gagné. Ça nous fait toujours du bien ! Ca nous confirme que nous sommes sur la bonne piste
• Travail de relecture collaborative et de traitement des détails techniques
• Nous adorons cette étape car elle est dynamique
• C’est la seule façon de rentrer dans les détails qui feront la différence

Il reste 1 semaine

• Nous sommes chauds bouillants et hypers confiants car le planning de production est respecté
• Nous faisons les derniers ajustements et compléments sur le mémoire technique
• Nous partageons la stratégie tarifaire : nous savons que nous allons devoir négocier. Donc on s’y prépare

J-2 avant la date limite de réponse

• Tout est bouclé
• Un dernier check sur la liste des pièces
• Un dernier coup d’œil au mémoire => nous en sommes hyper fiers
• C’est parti !
• Fin de la 1ere mi-temps
• Maintenant on va devoir garder nos nerfs et attendre le retour de l’acheteur

La négociation

Notre client est invité à négocier. Il va enfin pouvoir s’exprimer et entendre les questions que se pose l’acheteur public. Nous sommes tendus alors nous préparons cette réunion au mieux :

• Liste des points que nous voulons ouvrir à la négo (nous essayons de les valoriser pour donner un ordre de grandeur à l’acheteur public)
• Préparation d’un chouette PowerPoint qui se divise en plusieurs parties :
  • Compréhension des enjeux de l’acheteur public (10’)
  • Les points forts de notre offre (10’)
  • Les points sur lesquels nous pensons nécessaire de négocier (10’)
  • Et bien sûr 30’ de questions / réponses
• Arrive l’oral et tout se passe comme prévu (enfin presque sinon ce ne serait pas rigolo)
• A l’issue nous partageons avec notre client un debriefing
  • Ce que nous avons mieux compris de leurs enjeux latents
  • Ce qu’ils attendent explicitement comme moins-values
  • Nous nous partageons le travail

La réponse aux questions

Ding Ding Ding, un mail arrive avec plusieurs questions et précisions à apporter à l’offre à la suite de l’oral

• Nous considérons toujours ces questions comme une chance de pouvoir rassurer encore mieux l’acheteur ou de mieux expliquer nos avantages
• Nous soignons les réponses
• Paf ! On envoie un nouveau dossier sur la plate-forme acheteur
• On croise les doigts
• On a du mal à se calmer

Nouvel oral de négociation

On commence à voir la lumière au bout du tunnel :

• Nous comprenons parfaitement les besoins latents de la collectivité
• Nous préparons avec le même soin ce 2eme round
• Nous rédigeons un complément à notre offre initiale
• Nous intégrons les rabais et moins-values négociées et consenties
• Nous mettons en forme les réponses aux questions

On commence à y croire sérieusement. Nous reprenons tout pour nous rassurer et répondre à la question « et si c’était à refaire ? ». Bilan : aucun regret. On est à fond !

3eme round de négociation

L’acheteur (plutôt bon dans son rôle) met la pression à notre client :

• Vous y êtes presque
• Encore un effort financier et cela vous replace dans la course
• Ce serait dommage de se faire doubler si proche de la ligne d’arrivée
• Bref notre client devient fébrile et nerveux (pas nous mais un peu quand même)

Nous partageons notre vision de la stratégie et notre expérience en la matière.

Le closing

Notre client ne rêve que de gagner ce marché. C’est possible. Nos concurrents font aussi le job. Rien n’est joué aux dires de l’acheteur. Que faut-il faire ?

• Faut-il encore négocier ?
• Faut-il baisser ses prix sans raisons objectives ?
• Faut-il risquer de perdre de l’argent en obtenant le marché ?
• Jusqu’où baisser les prix ?
• Quand l’acheteur va-t-il s’arrêter ?

Nous conseillons à notre client de stopper les négociations car aller au-delà ne serait pas raisonnable pour l’entreprise. Si l’acheteur a le sentiment qu’il y a encore « du gras » il va chercher à le prélever. Pour nous, nous sommes « rendus à l’os ». Bref ça passe ou ça casse.

Le résultat

C’est gagné ! Notre client fait +15 millions sur 12 années. Nous allons pouvoir fêter ça dignement tous ensemble. Mission accomplie pour nous, et objectif atteint pour notre client, ce marché étant pour lui la première marche d’une ascension qui nous l’espérons va se poursuivre….peut-être grâce à d’autres marchés publics ?

Partager l'article

A propos de l'auteur

d'autres articles qui pourrait vous intéresser :