Décrypter les critères de jugement

Les critères de jugement d'un dossier d'appel d'offres sont les éléments qui permettent de départager objectivement les candidats entre eux. A l'école on appellerait cela le barème. Dans un marché public ils sont essentiels pour l'acheteur qui définit ses exigences précisément, comme pour l'entreprise candidate qui rédige son mémoire technique en réponse à ces critères. En effet l'acheteur est lié par les critères qu'il a définis. Il est donc indispensable de définir des critères pertinents dans le règlement de consultation.

Ils comptent parmi les points principaux qui stimulent les candidatures des entreprises car ils permettent d’identifier rapidement les points importants à développer pour se distinguer positivement des concurrents.

Cet article s’adresse aux entreprises pour les aider à faire de bons choix pour sélectionner les meilleures consultations, afin d’optimiser les succès et rentabiliser le temps investi.

Cet article s’adresse également aux collectivités et acheteurs de la commande publique, qui disposent d’un levier fondamental pour initier une concurrence de qualité.

Nous allons découvrir comment les utiliser et comment les décrypter.

A quoi servent les critères de notation ?

L’examen des offres doit permettre à l’acheteur de choisir l’offre économiquement la plus avantageuse (qui n’est pas nécessairement la moins chère).

Le choix des critères permet à la collectivité d’apprécier la performance globale à travers des items clairs, mesurables et adaptés.

Il y a donc nécessairement un critère prix et des critères techniques définis spécifiquement pour le marché considéré. Ces critères doivent respecter le principe d’égalité de traitement entre les candidats.

Par exemple : il n’est pas possible de fixer un critère de proximité géographique du candidat avec le siège de l’acheteur. En revanche, il est possible de fixer un critère sur l’âge des véhicules (car cela impact la performance environnementale, la sécurité du transport et l’image de la collectivité,…)

Une fois l’analyse réalisée par les services, le classement des offres se fait par l’application des coefficients de pondération fixés pour chacun des critères.

On voit donc bien que sont là les clefs de la décision pour la collectivité et le succès pour les entreprises.

Dans cet exemple (authentique car vécu) ce n’est pas l’entreprise la moins chère qui a gagné mais celle qui avait un prix correct et surtout le meilleur dossier.

A ce sujet : un article de la Direction des Affaires Juridiques (D.A.J.)

Côté entreprise

Le premier signal à rechercher est celui de l’importance du critère prix.

• Un critère prix élevé (Sup. à 70%) c’est le signe que la collectivité va prendre systématiquement le moins cher.
• Un c ritère prix élevé (Sup. à 60%) c’est le signe que la collectivité va surement prendre le moins cher. Ces marchés sont donc à privilégier si vous êtes une petite entreprise aux couts allégés.
• Un critère prix faible (Inf. à 40%) c’est le signe que la collectivité va favoriser l’excellence de la technique. Ces marchés sont donc à privilégier si vous êtes une entreprise aux solutions uniques.
• Un critère prix ultra faible (Inf. à 30%) :ce sont des marchés où vos chances de succès sont très faibles sauf à avoir participé au sourcing préalable. Ces niveaux de critères permettent à la collectivité de sélectionner des candidats sur des critères très discriminants, et difficiles d’accès pour les entreprises ne connaissant pas parfaitement le dossier par avance. Donc si vous n’êtes pas en amont du marché, vous n’avez aucune chance de gagner.

A vous de juger en fonction de votre positionnement prix et de vos concurrents.

Côté acheteur

Nous venons de voir comment une entreprise va interpréter le signal prix indiqué par la pondération que vous aurez fixée.

Il est évident que pour des marchés à faible valeur ajoutée, vous pouvez mettre des critères de prix importants.

Inversement pour des marchés innovants, très techniques les écarts de prix entre les soumissionnaires peuvent êtres importants et donc il est intelligent de mettre un critère prix faible de vous laisser plus de libertés dans le choix technique.

En complément du critère prix, nous vous invitons à développer les sous-critères techniques car ce sont des signaux importants envoyés aux entreprises. Vous augmentez ainsi le niveau d’exigence – et donc de performance- des offres au regard de vos besoins et de vos enjeux.

Une bonne formule et un bon équilibre ?

Pour nous, une bonne formule c’est un subtil équilibre dans lequel l’acheteur s’ouvre un maximum de chances de faire un bon choix par un nombre élevé de dossiers déposés et des réponses suffisamment détaillées pour faire un choix éclairé.

Il est important avant de rédiger cette partie significative du dossier :

1. De connaître la situation préalable à la consultation et d’en retirer des chiffres parlants
2. De définir très précisément les résultats attendus par la consultation :

• Quel est mon objectif principal (par exemple en termes de résultats concrets pour mes administrés ou pour mes usagers). Comment vais-je mesurer cet objectif principal ?
• Quel est mon objectif secondaire (par exemple en termes d’efficacité pour mon équipe en charge du projet). Comment vais-je le mesurer ?
• Quel est mon 3è objectif (par exemple l’impact environnemental défini très concrètement) Comment vais-je le mesurer ?
• Etc…

Cet exercice consistant à formuler de manière très précise les résultats attendus, sur le plan qualitatif comme sur le plan quantitatif, a plusieurs effets positifs.

En effet, non seulement il va vous permettre définir des critères de sélection pertinents mais aussi d’avoir une vision plus claire sur vos besoins, et de rédiger un dossier de consultation clair et attractif.

Un exemple :

Vous le voyez, les possibilités sont infinies. C’est à vous collectivités de faire ce travail (trop souvent bâclé) pour envoyer un signal positif aux entreprises. De plus, un niveau élevé de détail des critères peut rassurer les entreprises sur l’égalité de traitement des offres.

A vous de jouer !