Comment faire progresser sa stratégie commerciale rapidement et efficacement ?

Vous avez rédigé un mémoire technique de qualité, proposé de bons prix, vous gagnez. C’est normal ! Si, malgré tout ces efforts vous échouez alors vous allez pouvoir gagner plus facilement le prochain marché public. En effet, lorsque vous êtes écarté, la collectivité vous doit des explications sur les motifs détaillés de son choix. Alors, quels sont les documents que l’on peut demander quand on perd un marché ?

Comment être gagnant à chaque réponse d’appel d’offres ?

Vous avez rédigé un mémoire technique de qualité, proposé de bons prix, vous gagnez. C’est normal. Si, malgré tout ces efforts vous échouez alors vous allez avoir toutes les chances d’être le gagnant du prochain marché public. En effet, lorsque vous êtes écarté, la collectivité vous doit des explications sur les motifs détaillés de son choix.

Alors, quels sont les documents que l’on peut demander quand on perd un marché ?

Contexte

Lorsque vous soumissionnez à un marché public, conformément au décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marches publics, l’acheteur doit vous informer des résultats de la consultation rapidement. Suivant différents critères, le courrier de rejet que vous recevez est plus ou moins détaillé.

Si vous souhaitez mieux comprendre les motifs de votre élimination et améliorer votre offre, vous pouvez demander à l’acheteur des informations et documents complémentaires. L’acheteur vous communique deux types d’information : l’information immédiate, dès qu’il a fait son choix, et l’information à la demande des entreprises ayant participé à la consultation.

Informations de rejet de l’offre

A la sortie de la Commission d’Appels d’Offres (CAO), le pouvoir adjudicateur est tenu de vous informer immédiatement de sa décision. Ce délai vous permet d’engager une procédure de référé pré-contractuel afin d’empêcher la collectivité d’attribuer définitivement le marché à votre concurrent. Je ne reviens pas sur les risques commerciaux dévastateur d’une telle démarche. A vous de voir !

La nature et le niveau de détail des informations dépendent du type de marché.

1er cas : Marché A Procédure Adaptée (MAPA)

Pour les marchés publics passés selon une procédure adaptée, dès que l’acheteur élimine une candidature ou une offre, il en informe chaque candidat (ou soumissionnaire) concerné. Vous trouverez généralement dans ce courrier de rejet le classement de votre offre avec vos notes mais sans plus de détail.

2eme cas : Appels d’offres ouverts ou formalisés

Dès que la collectivité écarte une entreprise (que ce soit au niveau de la candidature ou bien directement sur l’offre),vous devez être rapidement prévenu. L’acheteur, dans ce courrier, vous doit des explications plus détaillées vous permettant de comprendre pourquoi vous n’êtes pas attributaire.

Ainsi, dans ce courrier les informations portent sur votre offre (les notes et le classement), et les éléments de notation sur lesquels votre réponse était moins pertinente. Vous trouverez également le classement et les notes de l’attributaire ainsi que les avantages de son offre.

Contenu du courrier de rejet

La collectivité vous explique plus ou moins sommairement les raisons de son choix. Cela reste (trop) souvent nébuleux pour que l’entreprise comprenne parfaitement bien les avantages de l’offre concurrente. Il y a souvent un gout amer d’avoir fait un gros travail qui n’est pas valorisé dans l’analyse de l’offre, et parfois un gout de soupçon détestable d’avoir favorisé l’entreprise concurrente. Ne restez-pas avec cette amertume car si vous vous y prenez bien vous aurez toutes les réponses à vos incompréhensions.

Le courrier, en plus de vous expliquer, doit vous informer des procédures de recours dont vous disposez. Ainsi, si vous contestez le choix de l’acheteur, le délai de recours est de 11 jours pour saisir le juge administratif (11 jours si le courrier est envoyé par voie électronique ou 16 jours si le courrier de rejet est envoyé par voie postale).

Faire un référé pré-contractuel

Il faut se tourner vers un avocat-conseil spécialisé en marchés publics et établir avec lui un mémoire qu’il portera au juge des référés afin de faire annuler la procédure. En cas de succès de votre action, cela va obliger la collectivité, qui en plus de devoir porter le poids de cet échec, devra relancer complètement un nouvel appel d’offre. Vous pouvez toujours répondre au nouveau marché…mais sans trop d’espoir.

Après réception du courrier de rejet, quels sont les documents que vous pouvez demander ?

Si vous souhaitez des informations complémentaires, vous devez envoyer à l’acheteur un courrier précisant les documents et informations que vous voulez obtenir. L’acheteur doit vous faire une réponse dans les 15 jours qui suivent la réception de votre courrier.

L’acheteur vous explique alors les raisons qui l’on conduit à ne pas retenir votre offre. Il vous met en lumière les éléments sur lesquels vous avez perdu des points lors de la notation des offres. Ensuite, il vous présente les avantages de l’offre du titulaire et ses notes. A la lecture de ce courrier, vous devez comprendre les points sur lesquels vous devez vous améliorer et ce en quoi votre concurrent a été meilleur.

L’acheteur n’est pas tenu de communiquer le montant de l’offre du titulaire. Vous pouvez trouver cette information dans l’avis d’attribution qui est publié après la notification du marché. Par ailleurs,certaines informations sont couvertes par le secret industriel et commercial(exemple : le mémoire technique) et ne sont donc pas communicables.

Mais je vous encourage à prendre contact avec la collectivité afin de mieux comprendre les raisons que par courrier interposés passés aux fourches caudines des services juridiques. Ainsi, une bonne réunion vous en apprendra bien plus.

C’est aussi le moment pour ‘être un bon perdant’ et poser des petits cailloux pour les futurs marchés.

Un joker : La CADA

Vous pouvez saisir par écrit la CADA (commission d’accès aux documents administratifs) en faisant référence à la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978.

Vous trouverez ci-dessous la liste des documents relatifs aux marchés publics qui peuvent être demandés.

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Il y a parmi tout ces documents, un qui me parait essentiel :le rapport d’analyses des offres. Je vous conseille de systématiser à chaque échec l’envoi d’un courrier à la collectivité pour lui demander l’ensemble des documents transmissibles, dont ce fameux rapport d’analyse des offres. Je vous ai joint un exemple de courrier de demande information suite au rejet d’une offre que j’utilise régulièrement ( cliquez ici).

Avec cette somme d’informations, vous aller vite apprendre les points forts de vos concurrents et les points d’amélioration de vos offres. C’est une étape fondamentale sur le chemin du succès commercial, qu’il passe par les marchés publics ou en BtoB. Donc, en échouant aux appels d’offres vous faites progresser votre stratégie commerciale à grands pas, vous êtes rassurés sur la transparence des procédures et vous serez encore meilleurs et motivés pour les prochains marchés.