Organiser la réponse d'un appel d'offre

Les 7 étapes à suivre pour être sûr de livrer votre meilleure offre avant la date limite de dépôt. Vous disposez de plusieurs semaines pour gérer offre. Cela peut vous paraître largement suffisant pour vous organiser. C’est loin d’être le cas. Vous avez tout intérêt à vous mettre en ordre de marche très rapidement et de suivre une méthode éprouvée.

Organiser la réponse à un appel d’offre.

Vous avez sur votre bureau l’avis de publicité du marché tant convoité. Vous disposez de 4 semaines pour rendre votre meilleure offre. Cela peut paraître largement suffisant pour vous organiser. C’est loin d’être le cas. Vous avez tout intérêt à vous mettre en ordre de marche très rapidement.

1ere étape : l'analyse du cahier des charges

Lisez en détail le dossier de consultation, et je vous conseille l’ordre suivant :

Règlement de la consultation :vous y chercherez la possibilité offerte aux variantes libres, les critères de jugements, et éventuellement le montant maximum du marché. Avec ces éléments vous êtes déjà en capacité de décider de répondre ou pas. Si vous pensez avoir de bonnes chances de succès, alors identifiez les pièces à produire pour votre dossier de candidature. Il faut être très pointilleux sur ce point car ce serait dommage d’avoir travaillé durement pour monter un super dossier et voire son offre écartée dès la candidature pour des pièces administratives manquantes.

L’acte d’engagement : Il vous faut identifier la forme des prix à y indiquer et particulièrement sic’est un marché avec un montant global. Ainsi, vous identifiez la forme finale des prix à remonter dans votre acte d’engagement.

Le Bordereau des prix :Je vous conseille de détailler avec soin chaque ligne de prix car vous aurez entête lors de la lecture du CCTP la visualisation de l’emplacement de chaque exigence technique dans le bordereau de prix. Vous saurez si les demandes inscrites au CCTP sont forfaitaires ou unitaires et ce qu’elles englobent précisément. Il y a de grandes chances que vous identifiez des prestations exigées au BPU que vous allez devoir sous-traiter.

Le Détail Quantitatif Estimatif : Le DQE n’est pas contractuel, il sert juste à calculer le montant de marché reporté à l’acte d’engagement. Regardez bien les quantités.Cela va vous servir à établir votre stratégie de prix. En effet, sur des quantités faibles, vous pouvez améliorer vos marges sans trop abîmer le montant total. Inversement, sur les grosses quantités, soyez légers sur la calculatrice. Profitez pour voir si la collectivité a pris soin de faire des liens Excel entre BPU et DQE. SI ce n’est pas le cas alors faites-le dès à présent. Ainsi, vous n’aurez qu’à remplir le BPU, le montant total du DQE se mettant à jour automatiquement.

Le CCAP : Je vous invite à regarder de près les formules de variations pour savoir comment vont évoluer vos prix tout au long du marché. Prenez du temps pour regarder sur internet la manière dont évoluent les indices retenus par la collectivité et faites le parallèle avec l’évolution de vos charges sur la même période. Si la formule ne vous est pas favorable (ce qui est quasiment constant) alors calculez la perte annuelle causée par le décalage entre la formule et vos charges. Ce coefficient devra être appliqué sur vos prix pour anticiper une perte de marge tout au long du marché. Enfin, je vous recommande de regarder de près le régime des pénalités. Non pas pour vous faire peur mais pour identifier les sujets sur lesquels la collectivité souhaite des garanties. Cela veut dire que ce sont des sujets précis qu’il vous faudra traiter avec soin dans votre mémoire.

Le CCTP : Ça y est ! Enfin on parle de la prestation technique. Sur cette partie là vous êtes dans votre éléments. Veillez à noter le coût de chaque exigence afin de l’inclure dans votre chiffrage.

2eme étape : le groupe projet

Faites un résumé de toutes ces informations essentielles et partagez-le avec votre équipe projet. Pour cela,vous pouvez utiliser, la trame ci-jointe. Au-delà du pilotage de votre équipe je vous conseille de caler avec soin les dates intermédiaires de restitution.Pour des marchés importants, la validation des prix doit être idéalement à j-4 pour faire face à tout problème inattendu. Vous verrez que, si au départ le temps vous parait suffisant, ce même temps se contracte dans les derniers jours et dernières heures. C’est la porte ouverte aux âneries. A éviter avec des marchés aux enjeux importants.

3eme étape : la gestion des informations

En fonction de vos ressources humaines disponibles, vous aurez forcement des sujets à traiter. La solution technique, la réalisation de devis de vos fournisseurs, le chiffrage à proprement dit et la rédaction du mémoire. Ces informations sont concentrées sur un espace partagé de votre réseau. Je vous conseille de prendre soin de l’architecture de ce réseau pour que chacun puisse s’y retrouver aisément. Pour ma part, j’utilise toujours la même structure de dossier.

4eme étape : le suivi du dossier

J-10 faire un point sur l’avancement de chacun des membres de l’équipe. Finalisez vos pièces administratives.

5eme étape : négociations fournisseurs

Vous commencez par avoir une idée du montant global de votre marché. Il est grand temps de serrer le cou de vos fournisseurs. Il y a de grandes chances que vous puissiez gagner facilement des remises supérieures à 10 ou 15% en faisant monter la température et en faisant miroiter le volume d’affaire déclenché en cas de succès. Ces remises peuvent vous aider à bonifier votre marge future ou à augmenter vos chances de succès en réduisant le montant total de votre offre. A vous de voir.

6eme étape : ajustement du montant du marché

J-4, il est temps de fixer vos prix définitivement. Cela ne sert à rien d’attendre le dernier jour pour le faire, sauf à stresser inutilement et à risquer de faire des bêtises (cf article 'Un chiffrage d'appel d'offre gagnant'). Dès lors,votre stratégie de prix est fixée, vous connaissez vos fournisseurs, votre organisation,….toutes les informations essentielles que vous allez devoir faire apparaître dans votre mémoire technique. Ainsi, le technicien de collectivité y trouvera toutes les réponses précises. Vous aurez ainsi tout valorisé avec soin et augmentez donc vos chances de succès. Cela prend du temps à réaliser, c’est pourquoi, il y a besoin de valider vos prix avec un peu d’anticipation afin de permettre cette phase importante. Tout s’explique !

7eme étape : dépôt dématérialisé de votre offre

J-1, vous déposez en ligne votre dossier sans aucun stress (cf Article 'La dématérialisation des appels d'offres'). Cela vous laisse le temps de faire cette opération avec soin et surtout en cas de problème de la plate-forme vous laisse le temps d’imprimer une copie de sauvegarde papier ou physique électronique (CD-Rom,DVD-ROM, clé USB) et d’aller la déposer le jour J dans les locaux de la collectivité.

Conclusion

Gagner des marchés publics ne s’improvise pas, je vous ai présenté une méthode fiable qui conduit au succès. J’ai pu l’éprouver des milliers de fois. J’espère qu’elle vous aidera dans vos réponses aux appels d’offres et que cela contribuera à vous faire gagner ces marchés tant convoités.