Entreprises : évitez les risques mortels liés à votre bureau d’études !

Vous gagnez peu de marchés (ou pas assez à votre gout), vos marges se dégradent, le climat social devient plus difficile, … Patrons, dirigeants, présidents, gérants, lisez cet article.

Les cahiers des charges sont souvent complexes. Ils nécessitent alors la mobilisation d’un bureau d’études afin d’interpréter les exigences du marché pour en définir une réponse technique qu’il va devoir chiffrer et mettre en valeur aux yeux du client.

On voit donc là que repose sur les épaules du bureau d’études une grande partie de la santé de l’entreprise ou de ses difficultés. En effet, le bureau d’études doit maîtriser les 3 compétences principales d’une entreprise :

* La fonction technique avec la connaissance fine du métier

* La fonction commerciale avec la rédaction du fameux mémoire

* La fonction financière avec la détermination des prix de vente

Depuis de très nombreuses années, je constate que les bureaux d’études ne maîtrisent réellement que la fonction technique.

Voici une série de 6 points d’attention qui peuvent être mortels pour votre entreprise.

Erreur Mortelle n°1 : la perte de compétitivité

Le profil que vous devez avoir est nécessairement un technicien de votre métier. Mais au-delà du savoir-faire métier direct, il est impératif de compléter la formation initiale du chargé d’étude par les compétences suivantes : formation commerciale, formation achats, formation management.

‍Compétence commerciale : elle est fondamentale pour que vos dossiers fassent briller les yeux des lecteurs et techniciens de collectivités. Ce n’est pas facile. C’est pour cela que c’est un vrai métier et qu’il existe d’excellentes formations.

‍Compétence achats : En effet, s’il est évident qu’une formation commerciale est utile, celle de l’acheteur peut paraître plus surprenante. P osez-vous la question : dans votre chiffre d’affaire combien représente la fourniture ? Avez-vous envie de laisser votre bureau d’études ne pas oser aller négocier plus en avant et vous priver des quelques pourcentages d’écart qui auraient pu faire la différence entre votre faveur ? La bonne nouvelle c’est qu’il existe de vraie techniques et outils.

‍Compétence management : La réponse à un dossier peut nécessiter un travail préparatoire avec les équipes terrains et il est essentiel qu’à chaque marché gagnés le bureau d’études soit associé à la mise en place. Il y a donc des relations étroites avec toutes les équipes de l’entreprises. C’est là que le management est important pour faire donner le meilleur de tous.

‍ Vous avez compris que le bon profil d’un chargé d’études qui vous fait gagner des marchés rentables est une perle très rare. Il vous faut donc investir sur les formations pour le faire grimper en compétences. Donc, vive les formations commerciales, d’acheteur et de négociation systématique de chaque achat !

Pensez à vos entretiens de fins d’années et ajustez votre plan de formations. Vous pouvez aussi aller plus loin en découvrant l’article ORGANISER LA RÉPONSE D'UN APPEL D'OFFRE

Erreurs Mortelles n°2 & 3 : confondre productivité et production

Voici un vrai paradoxe : est-ce parce que j’ai un« truc » qui marche que je dois l’industrialiser ? Ou bien encore : est-ce parce que j’ai gagné un appel d’offre que mon mémoire est au top et que je vais le réutiliser longtemps pour gagner plein d’autres marchés ? Si cela fonctionne une fois, alors cela doit fonctionner plusieurs fois !

Vous voyez bien qu’il y a dans cette logique de causalité un risque terrible pour votre entreprise. En effet, beaucoup de chefs d’entreprises demandent uniquement à leur bureau d’études de réaliser les dossiers de réponses. Sans aucun challenge en termes de taux de réussite, ni de rentabilité.

Que pensez-vous que va faire le bureau d’étude pour justifier de son activité ?

* Il va répondre au maximum de marchés possibles… en sécurisant à la hausse les aléas et les marges. Ainsi, il va faire de la production de masse pour justifier son poste.

* Il va aussi, ne pas prendre de risques sur la rentabilité pour ne pas risquer son poste.

ERREUR MORTELLE n°2: Prendre le bureau d’étude comme un service qui ne fait que déposer des dossiers en espérant avoir de la chance. Donc fixez des objectifs chiffrés à votre chargé d’études sur la rentabilité et le taux de succès.

ERREUR MORTELLE n°3: Concentrer le succès sur des prix bas et avec une baisse de la rentabilité des dossiers pour compenser la faible valeur commerciale du dossier . Donc, vive la formation commerciale pour les chargés d’études afin de trouver des alternatives positives à la réduction stériles des prix de vente.

Il est possible de gagner des marchés qui dégagent des bénéfices.

Vous pouvez aussi aller plus loin en découvrant l’article UN CHIFFRAGE D’APPEL D’OFFRE GAGNANT

Erreur Mortelle n°4 & 5 : La vraie-fausse performance

Votre bureau d’étude multiplie les réponses aux marchés publics. Les échecs s’enchainent et aussi quelques succès (ouf).

Que pensez-vous que va faire votre bureau d’études lors des prochaines réponses ?

Il va faire, comme tout bon rationnel : il va réutiliser le dernier dossier « gagnant ». Il va le réutiliser sans le remettre en cause, sans chercher en comprendre les raisons profondes du succès : quasiment pas de concurrents sur cet appel d’offres, des offres des concurrents beaucoup plus chères, …

Votre chargé d’étude va donc s’épuiser en multipliant de nouvelles réponses sans logiquement modifier votre faible taux de succès. Il va ensuite douter, et vous de même. N’ayant d’autre réponse que «je ne comprends pas, on a perdu alors qu’on a un bon dossier … ce doit être les prix ou bien c’est pipé ».

ERREUR MORTELLE : reproduire continuellement l’inefficacité commerciale. Donc prenez du temps pour analyser tous les échecs et les succès avec honnêteté et soins.

Vous pouvez aussi aller plus loin en découvrant l’article COMMENT FAIRE PROGRESSER SA STRATÉGIE COMMERCIALE RAPIDEMENT ET EFFICACEMENT ?

ERREUR MORTELLE : sans réelle introspection et analyse de votre production, vous êtes aveuglé par l’aspect prix et c’est la sinistre musique de réduction de la marge qui s’enclenche . Donc, faites auditer votre production par des spécialistes comme Victoryus. Vous pouvez aussi créer des groupes de travail élargis en interne en y mettant assistance commerciale, secrétariat, contrôle de gestion,… afin de proposer des solutions à mettre en œuvre.

Vous pouvez aussi aller plus loin en découvrant l’article COMMENT REDIGER UN MEMOIRE TECHNIQUE

Erreur Mortelle n°6 : Les taux de succès aux marchés publics

Si vous faites partie des dirigeants qui se disent « on gagne des marchés…de temps en temps … pas assez souvent… mais c’est comme ça…le bureau d’études est bon » alors lisez les quelques lignes ci-dessous.

A vous de vous situer sur l’échelle des taux de succès :

< 5% : Gravissime. Tout est à reprendre mais les marges de progrès sont les plus belles !

<10 % : Pas brillant. La réponse aux dossiers doit vous couter plus que cela ne vous rapporte. Vous avez de bonnes bases. Il faut juste recaler les prix avec soin et améliorer le mémoire.

< 20% : Assez bien. Nécessairement vous pouvez faire beaucoup mieux sur l’aspect mémoire car vos prix doivent êtres très souvent bons.

< 30% : Vraiment bien. Suivez bien la rentabilité etle moindre signe de fléchissement.

< 50% : Jamais vu sauf pour ceux qui se font accompagner par Victoryus.

Et maintenant, pensez-vous toujours que votre bureau d’études ne mérite pas plus d’attentions et de soins ?

Erreur Mortelle n°7 : se priver vos expériences

Il faut vraiment comprendre que le bureau d’études est au centre de toute votre activité. Il doit s’améliorer à chaque dossier car vos concurrents progressent aussi et ne vous attendent pas.

La performance commerciale tient à la stratégie commerciale,à la qualité rédactionnelle de votre mémoire technique. Mais elle tient aussi souvent à de faibles écarts de prix. Ces faibles écarts de prix viennent souvent de ratios de production erronés ou pas à jour.

C’est dommage car vous disposez autour de vous de toute la matière utile pour donner une précision chirurgicale à vos chiffrages.

ERREUR MORTELLE : Ne pas profiter de vos dossiers gagnés pour en tirer des retours d’expériences qui vont enrichir vos ratios et donc affûter la précision de vos prix dans vos futures réponses .

Donc, mettez en place des réunions de debriefing à chaque chantier clôturé pour en partager un retour d’expérience terrain/BE. Vous pouvez aussi mettre en place un système de remontée de données de production via des logiciels embarqués par vos équipes.

Erreur Mortelle n°8 : Le désintérêt

Le poste de chargés d’études est très difficile car il supporte une très grosse pression avec des pics d’activités très forts. Enfin, le résultat de son travail est lisible par tous et donc accumuler les échecs est difficile surtout sans soutien ni communication.

Tous les salariés ont envie de s’améliorer et de pérenniser leurs postes. Le meilleur moyen d’y arriver est de les aider à grandir en développant de nouvelles compétences, notamment en les apprenants à vos côtés grâce à vos conseils, explications et réflexions.

ERREUR MORTELLE : Laisser le bureau d’études sur un sentiment de désamour et d’inefficacité.

Donc, partagez ses craintes, réfléchissez à plusieurs,donnez le droit à l’erreur, apprenez ensemble sur des nouveaux sujets,… en prenant du temps avant chaque envoi de dossier pour relire le mémoire et valider dans le détail le chiffrage. Vous le rassurez, vous l’aider à progresser, et vous vous donnez plus de chances de succès pour les futurs marchés.

Conclusion

Si les risques d’erreurs mortelles sont nombreux et bien trop souvent éludés par les dirigeants, il n’en reste pas moins qu’avoir un bureau d’études est une vraie chance pour ceux qui savent bien recruter, bien former, bien communiquer. Bref, pour ceux qui savant s’y prendre ou se faire accompagner.